Die Tageszettel Schnellerfassung in BIZS ermöglicht es berechtigten Mitarbeitern, Arbeitszeiten und Tätigkeiten schnell und unkompliziert für sich oder andere einzutragen. Dabei können relevante Daten wie das Projekt und die Kommt- und Geht-Zeit erfasst und auf den Tageszettel gebucht werden. Optional können auch Artikel und Geräte direkt im Tageszettel erfasst und dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. Tageszettel können bei identischen Tätigkeiten kopiert werden. Zusätzlich lassen sich Urlaubsanträge und Zeitauskünfte stellen.

Die Schnellerfassung von Tageszetteln kann vom jeweiligen Mitarbeiter an einem beliebigen PC durchgeführt werden, auf welchem BIZS installiert ist. Dies kann entweder am individuellen Arbeitsplatz sein oder an einem für die Schnellerfassung eingerichtetem Endgerät. Sie können dafür beispielsweise ein PC in den Pausenraum stellen und somit eine zügige Erfassung der Tageszettel ermöglichen. Um den Zugang an einem öffentlichen Gerät zu vereinfachen, kann in der Anmeldemaske der Benutzername „Zeitschnellerfassung“ eingegeben werden. Durch diese Anmeldung steht den Mitarbeitern lediglich die Maske der Schnellerfassung zur Verfügung.

Mitarbeiter für Schnellerfassung freischalten

Voraussetzung für die Nutzung der Schnellerfassung ist, dass der Mitarbeiter sowohl für die Zeitwirtschaft als auch für die Schnellerfassung aktiviert wurde. Hierfür öffnen Sie in den Stammdaten die Mitarbeitermaske.

1. Im gewählten Mitarbeiter muss der Haken im Feld „für Zeitwirtschaft aktivieren“ gesetzt sein.
2. Anschließend kann über die Aktionen die Zeitwirtschaft geöffnet werden.

1. Im unteren Teil der Maske befindet sich ein Abschnitt zur Einstellung der Schnellerfassung. Ist der Haken bei „in Tageszettel Schnellerfassung anzeigen“ gesetzt, ist der Mitarbeiter berechtigt, mit der Schnellerfassung zu arbeiten. Im Feld daneben kann angegeben werden, wie viele Tage rückwirkend die Schnellerfassung eingetragen werden kann. In diesem Fall kann der Mitarbeiter noch 5 Tage im Nachhinein den Tageszettel in der Schnellerfassung bearbeiten.
2. Die Schnellerfassung der Tageszettel kann durch die Eingabe eines persönlichen Passworts geschützt werden. Auf diese Weise ist ausschließlich der jeweilige Mitarbeiter berechtigt, Einträge in seinen Tageszettel vorzunehmen. Das erforderliche Passwort wird ebenfalls in der Zeitwirtschaftsmaske des Mitarbeiters im Bereich „Buchen mit BDE“ festgelegt. Bleibt dieses Feld leer, ist für die Buchung der Schnellerfassung kein Passwort erforderlich.

Maske Tageszettel Schnellerfassung

1. In der Maske „Tageszettel Schnellerfassung“ werden alle Mitarbeiter angezeigt, welchen die entsprechende Berechtigung in der Zeitwirtschaftsmaske erteilt wurde. Nachdem sich der Mitarbeiter aus der Liste ausgewählt hat, kann er im rechten Teil der Maske den Tageszettel buchen.
2. Nachdem die einzelnen Spalten wie das Projekt und die Kommt- bzw. Geht-Zeit eingetragen wurde, wird die Menge anhand der Arbeitsstunden automatisch ausgefüllt.
3. Anschließend kann der Tageszettel über das Feld „Speichern“ bebucht werden. Nach der Buchung erscheint die Übersicht wieder leer, sodass der nächste Mitarbeiter fortfahren kann.
4. Um den Tageszettel erneut einzusehen oder zu bearbeiten, klicken Sie nach der Mitarbeiterauswahl, in der unteren Menüleiste auf „Tageszettel bearbeiten“. Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Tag identisch gearbeitet haben, können deren Namen gemeinsam in der Liste markiert werden. Die eingegebenen Infos werden dann für alle ausgewählten Personen auf den individuellen Tageszettel gebucht.
5. Hat einer der Mitarbeiter seinen Tageszettel bereits gebucht, kann dieser für einen anderen Mitarbeiter kopiert werden. Hierzu wählt der Mitarbeiter seinen Namen aus und wählt anschließend in der unteren Menüleiste das Feld „Tageszettel kopieren von“. Im geöffneten Fenster kann nun gewählt werden, von welchem Mitarbeiter der Tageszettel an diesem Tag kopiert werden soll. Durch „Übernehmen“ und anschließend „Speichern“ wird der kopierte Tageszettel übernommen und gebucht.
6. Über die Menüleiste können des Weiteren Urlaubsanträge und Zeitauskünfte gestellt werden. Die Zeitauskunft stellt alle gearbeiteten Stunden im ausgewählten Monat tabellarisch dar.
7. Dem Mitarbeiter kann in der persönlichen Zeitwirtschaftsmaske zusätzlich die Berechtigung erteilt werden, in der Schnellerfassung die Artikel anzuzeigen (Vgl. Kapitel: Mitarbeiter für Schnellerfassung freischalten, Abbildung 2). Wurde dieser Haken gesetzt, so können in der Schnellerfassungsmaske neben der Mitarbeiter-Zeit auch die verwendeten Artikel und Geräte gebucht werden. Diese werden einem Projekt und Kennzeichen zugeordnet und können im Nummernfeld wahlweise manuell eingegeben oder über die Lupe gesucht werden. Auch diese werden über „Speichern“ auf den Tageszettel gebucht.