Die Kalenderfunktionen in BIZS dienen zur individuellen Einstellung des Kalenders. Hierfür können unter Anderem Einstellungen zum Zeitfenster, Arbeitszeit und Erinnerungen vorgenommen werden. Im Kalender selbst können neue Termine eingetragen und wahlweise einem Projekt einer Adresse oder einem Label zugeordnet werden. Des Weiteren können Mitarbeiterkalender angezeigt oder bearbeitet werden.

Um den Kalender für einen Mitarbeiter zu bearbeiten, öffnen sie die entsprechende Maske in den Stammdaten. Nachdem der gewünschte Mitarbeiter gewählt wurde, kann geprüft werden, ob sich der Mitarbeiter in BIZS anmelden kann.

1. Ist der Haken im Feld „Anmeldung an BIZS5“ gesetzt, bedeutet dies, dass die Kalenderfunktion dem Mitarbeiter zur Verfügung steht. Weitere individuelle Kalendereinstellungen können anschließend im Reiter „Verbindungen / Kalender“ getätigt werden.
2. Um an dem Kalender teilzunehmen, muss der entsprechende Haken gesetzt sein.
3. Die Kalendernummer wird automatisch für jeden Mitarbeiter vergeben. Sie kann bei Bedarf durch einen Doppelklick auf das Feld angepasst werden. Hierbei ist zu beachten, dass durch die Änderung der Kalendernummer alle bisherigen Einträge des Kalenders gelöscht werden.
4. Im rechten Drop-Down-Menü wird ausgewählt, welche Form der Kalenderansicht standardmäßig beim Öffnen des Kalenders erscheint.
5. Die zeitliche Einheit der Kalenderfelder wird in der Zeitskala in Minuten eingestellt. Ein Eintrag von 30 bedeutet demnach, dass die voreingestellten Zeitfenster jeweils eine halbe Stunde betragen.
6. Des Weiteren kann der Arbeitsbeginn sowie das Ende festgelegt werden und wahlweise Geburtstage sowie Ausfallzeiten angezeigt werden.
7. Ist die Erinnerungsfunktion aktiviert, so wird der Mitarbeiter automatisch, im voreingestellten Abstand, anhand einer Pop-Up Nachricht an den Termin erinnert.

Kalenderansicht

Die Kalendereinstellungen des Mitarbeiters, lassen sich anschließend in der Kalendermaske finden. Möchten Sie die Tagesansicht im Nachhinein verändern, so kann diese über den rechten Mausklick und der Funktion „Ansichtswechsel“ getan werden. Möchten sie die Änderung der Ansicht dauerhaft übernehmen, so kann nach der Anpassung durch die Betätigung des Zahnrads, die neue Ansicht als Standard festgelegt werden.

Termin eintragen

Um einen neuen Termin einzutragen, können sie wahlweise den Termin direkt im Feld eingeben, oder das Terminfenster über einen Doppelklick öffnen. Im geöffneten Terminfenster können nun detailliertere Angaben zu dem Termin vorgenommen werden.

1. So kann er beispielsweise einem Projekt oder einer Adresse zugeordnet werden. Der Termin wird dann automatisch im Infobaum der jeweiligen Adresse angezeigt.
2. Da in den Grundeinstellungen eine automatische Terminerinnerung von 15 Minuten festgelegt wurde, ist diese auch für diesen Termin hinterlegt. Wird der Erinnerungshaken herausgenommen, wird die Erinnerung für diesen Termin entfernt.
3. Des Weiteren kann der Termin verschiedenen Labels zugeordnet werden. Diese Labels werden in den Stammdaten in der Maske „Kalenderlabel" erstellt.
4. Durch die Bestätigung mit „OK“ wird der Termin in den Kalender übernommen und falls er einem Label zugeordnet wurde, in der entsprechenden Farbe hinterlegt. Öffnen sie anschließend die Projektmaske, welcher der Termin zugeordnet wurde, so wird im Infobaum im Bereich Kalender, der neue Termin angezeigt.

Anzeigen von Mitarbeitern

Des Weiteren steht ihnen in BIZS die Option zur Verfügung, im Kalender mehrerer Mitarbeiter einzusehen. Um festzulegen, welcher Mitarbeiter im Kalender angezeigt werden kann, öffnen sie in der Mitarbeitermaske in den Aktionen den Mitarbeiterkalender. Ein Haken im Feld „anzeigen“ legt fest, dass der jeweilige Mitarbeiter im Kalender automatisch mit angezeigt wird. Die Option „aufrufen“ bedeutet dagegen lediglich, dass der Mitarbeitername im Kalender zur Verfügung steht und bei Bedarf angezeigt werden kann. Um den Kalender des Mitarbeiters zu bearbeiten, kann wahlweise die Berechtigung zur Speicherung, Löschen oder Neuanlage von Terminen vergeben werden.

Im rechten Bereich der Kalendermaske werden alle einsehbaren beziehungsweise bearbeitbaren Mitarbeiter angezeigt. Ist der Haken vor dem Namen gesetzt, wird dessen Kalender automatisch mit angezeigt.