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Kontakte können wahlweise aus einer Adresse oder einem Projekt verwendet werden. Sie können dort beschrieben oder durch das Anhängen von Dokumenten vervollständigt werden. Zur schnelleren Anlage können zuvor festgelegte Vorbelegung verwendet werden.
Kontakt anlegen
Möchten Sie einen neuen Kontakt über eine Adresse anlegen, so kann in der gewählten Adresse in den Aktionen, in der Organisation, die Funktion „neuer Kontakt“ gewählt werden.
- Im Drop-Down-Menü der Kontaktart, kann der neue Kontakt zugeordnet werden. Die hier zur Verfügung stehenden Kategorien, können in den Stammdaten unter „Kontaktarten“ eingepflegt werden.
- Der Kontakt kann im Feld der Beschreibung stichwortartig beschrieben werden.
- Im Textfeld kann er ausführlich beschrieben werden.
- Darunter folgt der Verantwortlicher des neuen Kontakts.
- Im rechten Teil der Maske wird angezeigt, ob und zu welchem Projekt, Adresse oder Ansprechpartner der neue Kontakt zugeordnet wurde. Diese Zuordnung kann bei Bedarf durch das Drop-Down-Menü angepasst werden.
- Des Weiteren können dem Kontakt Anlagen wie beispielsweise Bilder oder Dokumente, über die Büroklammer angeheftet werden.
- Durch „Speichern“ wird der neue Kontakt angelegt.
- Verwendung von Vorlagen für die Kontaktneuanlage.
- Die angelegten Kontakte können durch BIZS direkt gedruckt oder in der Seitenansicht angezeigt werden. In der Seitenansicht stehen ihnen weitere Optionen wie den Export in ein PDF-Dokument oder den Versand per Mail zur Verfügung.
Kontakt im Infobaum
Nach der Anlage wird der Kontakt im Infobaum der Adresse im Feld „Kontakte“ angezeigt. Mit einem Doppelklick kann dieser direkt geöffnet und bei Bedarf neu bearbeitet werden.
Vorbelegung von Kontakten
Um das Anlegen neuer Kontakte zu vereinfachen, können sie häufig verwendete Kontaktversionen für zukünftige Neuanlagen als Vorlage speichern. In den Stammdaten kann diese in der Maske der „Vorbelegung für Kontakt“ angelegt werden. Anschließend legen sie hierfür in der Neuanlage die Beschreibung und den Text der Vorbelegung fest. Nach dem „Speichern“ kann diese in zukünftigen Kontakt-Neuanlagen im rechten Feld neben der Beschreibung gewählt werden.