Die digitale Personalakte dient zur Organisation von Mitarbeiterdaten. Darin können persönliche Dokumente des Mitarbeiters verschiedenen Knoten zugeordnet werden. Um die Daten zu schützen, kann eine Datenschutzgruppe mit Zugriffsberechtigten festgelegt werden. Zur Einrichtung der Personalakte werden im Vorhinein verschiedene Grundeinstellungen wie das Festlegen der Datenschutzgruppe, das Anlegen des Archivs oder die Erstellung von Knoten, vorgenommen.

Festlegen von Datenschutzgruppe 

Um die privaten Daten ihrer Mitarbeiter zu schützen, können spezielle Zugriffsberechtigungen festgelegt werden. Um diese zu verwalten, öffnen sie in den Stammdaten die Maske des Datenschutzes.

1. Durch die Neuanlage kann eine neue Datenschutzgruppe angelegt werden.
2. Diese wird im Falle der Personalakte als „Personal“ bezeichnet.
3. Über den Klick auf „speichern“ wird die neue Datenschutzgruppe angelegt.
4. Anschließen können im Feld der Mitarbeiter alle diejenigen festgelegt werden, welchen einen Zugriff auf die Personalakte gewährt werden soll. Es können nun ausschließlich die ausgewählten Mitarbeiter die Personalakten einsehen. Administratoren haben in diesem Fall keine besondere Berechtigung. Sie sind ebenfalls so lange von der Einsicht ausgeschlossen, bis ihm in der Mitarbeiterliste der Zugriff gewährt wird.

Anlegen eines Archivs für die Personalakte

Im nächsten Schritt wird ein Archiv für die Personalakte angelegt. Hierzu wird in den Stammdaten die Archiv-Maske geöffnet.

1. Über die Neuanlage kann das neue Personal-Archiv angelegt werden.
2. Da es sich um eine Mitarbeiter-Personalakte handelt, kann der entsprechende Haken gesetzt werden.
3. Im Drop-Down-Menü des Datenschutzes steht ihnen nun die zuvor angelegte Datenschutzgruppe zur Verfügung. Wird diese ausgewählt, erhalten automatisch die zuvor festgelegten Mitarbeiter Einsicht in das Archiv.
4. Durch „Speichern“ wird das Archiv angelegt.

Anlegen von Knoten

Um die Dokumente der Mitarbeiter zu organisieren, können verschiedene Gruppen erstellt werden. Dazu wird im ersten Schritt in den Stammdaten im Personalaktenbaum verschiedene Knoten festgelegt. Nachdem über die rechte Maustaste und dem Feld „Knoten einfügen“ das Fenster geöffnet wurde, kann im Feld Bezeichnung der Knoten benannt werden und durch „Übernehmen“ erstellt werden. Diese Knoten können sich in der Funktion wie einzelne Ordner im Personalarchiv vorgestellt werden, in welchen später die verschiedenen Dokumente sortiert werden können.

Nach diesen Einstellungen sind alle Grundeinstellungen zur Arbeit mit der Personalakte erledigt. Um die Einstellungen zu aktualisieren und auf die neue Personalakte anzuwenden, muss BIZS einmalig neu gestartet werden. Dies ist nur beim Anlegen einer neuen Datenschutzgruppe notwendig. Möchten Sie lediglich das Archiv bearbeiten, müssen sie BIZS nicht zuvor neu starten.

Datei in Personalakte ablegen

In der Maske des gewünschten Mitarbeiters kann nun über die Aktionen die individuelle, „digitale Personalakte“ geöffnet werden. Die anfangs leere Akte kann anschließend über die Aktionen und „neue Dokumentablage“ gefüllt werden.

1. Im Feld der Beschreibung kann die neue Datei benannt werden.
2. Bei Bedarf kann die Datei im darauffolgenden Feld der internen Notiz genauer beschrieben werden.
3. Die Datei kann anschließend wahlweise über „Datei importieren“ oder
4. per drag and drop in das orangene Feld geladen werden.
5. Durch „einlesen“
6. erscheint die Datei anschließend in der darunter stehenden Liste.
7. Auf der rechten Seite im Dokumentenablagebaum kann nun der gewünschte Knoten ausgewählt.
8. Die Datei kann über „Baum zuordnen“ zugeordnet werden.
9. Nach dem Speichern, wird die Datei in der aktualisierten Personalakte, in den Knoten gruppiert, angezeigt.