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In diesem Video geht es um das Drucken und Mailen in BIZS.

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Gedruckt werden können sowohl Tabellen beziehungsweise Listen als auch Belege. Der Belegdruck wird verwaltet und gestaltet über das Programm „Ausdrucke“. Zu diesem Thema gibt es bereits ein separates Tutorial, das Sie sich gerne ansehen können.

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Hier sehen Sie die Übersicht aller Anfragen. In einer solchen Übersicht gelangen Sie immer über die rechte Maustaste zum Befehl „Liste drucken“. In der Druckvorschau erscheint dann die Tabelle genauso, wie sie auch in der Übersicht dargestellt wurde. Das heißt wenn Sie zum Beispiel eine bestimmte Spalte nicht mit drucken möchten, dann können Sie diese vorher einfach entfernen.

Zu dieser Seitenansicht gelangen Sie auch immer über einen geöffneten Beleg. Den entsprechenden Button finden Sie im rechten Bereich der Toolbar.
Das Layout, wie ein Beleg ausgedruckt wird, also welche Informationen und welcher Text wo steht kann über das Programm Ausdrucke definiert werden. Wenn Sie als Administrator in BIZS angemeldet sind, dann sehen Sie hier auch den Button „Ausdruck bearbeiten“. Bei Betätigung gelangen Sie direkt zu dem angelegten Layout, das für diesen Beleg verwendet wurde und können dieses bearbeiten. Zu dem Thema Ausdrucke gibt es bereits ein separates Tutorial im Bereich Stammdaten, das Sie sich gerne ansehen können.

In dieser Maske gibt es nun diverse Möglichkeiten eine Liste oder einen Beleg zu drucken. Über den Button „Drucken“ öffnen sich die Druckereinstellungen und Sie können den Druckbefehl absenden. Alternativ können Sie auch einen Sofortdruck durchführen. Hierbei wird dann der Standarddrucker verwendet. Über den Button Belegdruck öffnet sich ein neues Fenster über das festgelegt werden kann, ob nur das Original, eine Kopie, oder für die Buchhaltung gedruckt werden soll. Des Weiteren kann auch ein Probedruck durchgeführt werden. Für alle Optionen können Sie in dieser Registerkarte einen Drucker und auch einen Schacht auswählen. Diese Einstellungen können für jeden Mitarbeiter separat hinterlegt werden. Das bedeutet in der Maske des Mitarbeiters finden Sie unter der entsprechenden Registerkarte die Einstellungen für den Belegdruck. Wenn hier für den aktuellen Anwender Einstellungen getroffen wurden, dann werden diese beim Druck automatisch übernommen. Alternativ können hier auch die gewünschten Drucker ausgewählt werden und die getroffene Auswahl wird dann über diesen Button beim aktuellen Anwender gespeichert beziehungsweise aktualisiert.

Zurück in der Seitenansicht kann über diesen Button die Miniaturansicht ein- und ausgeblendet werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit das entsprechende Dokument in verschiedensten Dateiformaten zu exportieren und zu speichern.
Über das Dropdown-Menü kann vor dem Druck noch ein Wasserzeichen auf das Dokument gelegt werden. Wie Wasserzeichen erstellt werden, sehen Sie ebenfalls in einem separaten Tutorial.

Zuletzt sehen wir uns nun noch die Mail-Funktionen an, falls Sie zum Beispiel einen Beleg direkt versenden möchten. Im Fenster, das erscheint sehen Sie zunächst den Standardtextbaustein für Ihre Mails. Diesen können Sie über das Programm „Textbausteine“ frei erstellen und bearbeiten. Der Mailtext kann hier natürlich auch immer noch angepasst werden.

Die Empfängeradresse entspricht der dem Beleg hinterlegten Mail-Adresse des Ansprechpartners. Falls kein Ansprechpartner hinterlegt wurde, wird einfach die E-Mail der hinterlegten Adresse verwendet. Sie haben auch die Möglichkeit eine E-Mail-Adresse für den CC und BCC anzugeben.

Der Betreff wird ebenfalls von BIZS automatisch generiert, aber kann auch jederzeit verändert werden.

Wenn Empfänger und der Text angegeben wurde können Sie noch den Anhang bearbeiten. Standardmäßig hängt der Mail der entsprechende Beleg oder die Liste als PDF-Dokument an. Sie können aber auch weitere Dateien von Ihrem Computer in den Anhang legen und auch in der Vorschau einsehen. Ausgewählte Dateien können auch wieder entfernt werden.

Wenn Sie die Mail nun absenden möchten gibt es zwei verschieden Optionen: falls Sie die EWS Funktionalität von BIZS verwenden, so wie es hier der Fall ist, dann kann die Nachricht direkt aus dieser Maske bei der Betätigung von dem entsprechenden Button gesendet werden. Über das Zahnrad können hierbei die Einstellungen für den Mail-Server eingesehen werden.

Zum Thema EWS gibt es bei Interesse auch ein separates Tutorial mit genaueren Informationen.

Falls Sie Ihre E-Mails nicht über einen eigenen Server versenden, steht an dieser Stelle nicht „direkt senden“, sondern „übernehmen“. Bei der Betätigung öffnet sich dann Outlook auf Ihrem Rechner und die Inhalte der Nachricht werden aus BIZS in eine neue Outlook-E-Mail übertragen. Schlussendlich gesendet kann die Nachricht dann nur über Outlook.