Der Tageszettel Mitarbeiter dient zur Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters pro Tag. Die gebuchten Zeiten werden sowohl in der Nachkalkulation des Projekts als auch in der Arbeitszeit des Mitarbeiters berücksichtigt. Im Tageszettel können später alle Projekte gebucht werden, die nicht abgeschlossen sind, die keinen Projektstatus haben oder deren Projektstatus nicht von der Zeitwirtschaft abgemeldet ist. Voraussetzung hierfür ist, dass die gewünschten Mitarbeiter für die Zeitwirtschaft aktiviert wurden. Die Erfassung der eigenen Arbeitszeit ist alternativ über die „Mein Tageszettel“-Maske möglich.

Berechnung von Projekt-Nachkalkulations-Zeit und -Wert sowie Zeitkonto Mitarbeiter 

Die Zeit, mit welcher das Projekt in der Nachkalkulation belastet wird, wird in BIZS folgendermaßen berechnet. Die aufgewendete Zeit, welche im Tageszettel gebucht wurde, wird mit dem Schmälert Naka-Zeit- Wert des jeweiligen Mitarbeiters multipliziert. Dieser Wert kann in der Mitarbeitermaske eingesehen und bearbeitete werden. Die Zeit aus dem Tageszettel und der Schmälert Naka-Zeit-Wert wird mit dem Schmälert Nachkalkulations-Wert der Tätigkeiten multipliziert. Die Werte werden in Prozent angegeben und in den Optionen in der Tätigkeitsmaske für die verschiedenen Tätigkeiten festgelegt. In diesem Fall wird die Tätigkeit „90 Verwaltung“ mit 0% geschmälert.

Die zuvor errechnete Zeit, mit welcher das Projekt in der Nachkalkulation belastet wird, wird mit dem Naka-Satz des jeweiligen Mitarbeiters multipliziert, um den Projekt-Nachkalkulations-Wert zu erhalten. Der Naka-Satz kann in der jeweiligen Mitarbeitermaske bearbeitet werden.

Für die Bebuchung des Zeitkontos des jeweiligen Mitarbeiters wird die Zeit vom Tageszettel mit dem Schmälert Mitarbeiter Zeitkonto-Wert der verwendeten Tätigkeit multipliziert. In diesem Beispiel schmälert die Tätigkeit „Rückfahrt“ den Wert auf dem Zeitkonto des Mitarbeiters um 50%.

Mitarbeiter für Zeitwirtschaft aktivieren

Bevor die Funktion Tageszettel für Mitarbeiter genutzt werden kann, sind einmalige Einstellungen in BIZS erforderlich. So muss sichergestellt werden, dass die gewünschten Mitarbeiter für die Zeitwirtschaft aktiviert sind.

1. Öffnen Sie dafür die entsprechende Mitarbeitermaske und setzen Sie den Haken im Feld „für Zeitwirtschaft aktivieren“.

Projekt für Zeitwirtschaft anlegen

Im nächsten Schritt legen wir das Projekt für die Zeitwirtschaft in BIZS an. Dazu gehen Sie über den Menüpunkt „Stammdaten“ zu den Optionen.

1. In der Registerkarte „Zeitwirtschaft/CTI“ wird über diesen Button ein neues Projekt angelegt.
2. Standardmäßig trägt ein neuer Eintrag den Namen „Zeit“ mit dem aktuellen Jahr. Als Adresse geben Sie immer Ihre eigene Firmen-Adresse an.

Dieser Schritt wird zwar nur einmalig durchgeführt, ist aber dennoch sehr wichtig, damit die Funktionen der Zeitwirtschaft verwendet werden können. Wenn Sie Ihr Zeit-Projekt angelegt und abgespeichert haben, muss BIZS neu gestartet werden.

Tageszettel Mitarbeiter

1. Die Tageszettelmaske für Mitarbeiter kann im Modul „Zeitwirtschaft“ geöffnet werden. In diesem Bereich besteht die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter und für jeden gewünschten Tag den entsprechenden Tageszettel zu buchen.
2. Dazu wird der Mitarbeiter, so wie das Datum ausgewählt.
3. Anschließend wird das Projekt sowie die Kommt- und Geht-Zeit eingetragen. BIZS errechnet automatisch die Menge. Hierbei handelt es sich um Industrieminuten. Die Menge 4,5 entspricht also 4 Stunden und 30 Minuten. Im Feld „Artikeltext“ wird der entsprechende Mitarbeiter eingetragen.
4. Anschließend kann die Tätigkeit durch das Drop-Down-Menü ausgewählt werden.
5. Über die rechte Maustaste und „Spaltenauswahl“ können zusätzlich noch Informationen wie „Titel“ oder „Position“ in der Tabelle angezeigt werden. Durch einen Doppelklick auf den Namen oder durch Ziehen mit der Maus, können die Spalten in die Tabelle eingefügt und dort ausgefüllt werden.
6. Durch die Betätigung der Eingabetaste in einer leeren Zeile, wird der darüberliegende Eintrag dupliziert. Dabei wird die Endzeit des vorherigen Eintrags automatisch zur Startzeit der nächsten Zeile. Die abweichenden Daten können anschließend angepasst werden.
7. Durch „Speichern“ wird der Tageszettel gebucht, und die Zeit sowohl in der Nachkalkulation wie auch in der Arbeitszeit des Mitarbeiters, einberechnet.
8. Im rechten Feld der Maske wird die Sollzeit angezeigt, welche in der Periodentabelle festgelegt wurde. Darunter werden die Gesamtarbeitszeit und die Pausenzeit des gewählten Tages angezeigt. Diese Angaben dienen zur zeitlichen Übersicht.

Öffnen der Tageszettel in der Mitarbeiter-Maske

In der „Mitarbeiterzeit“-Maske können die einzelnen Tageszettel, durch einen Doppelklick auf den Eintrag, geöffnet werden.

Mein Tageszettel -Maske 

1. Im Modul der Zeitwirtschaft befindet sich des Weiteren die Maske des „mein Tageszettel“.
2. Das Datum sowie der Mitarbeiter ist in dieser Maske schon vorbelegt. Bei Bedarf kann das Datum angepasst werden.
3. Auch hier können wieder alle Angaben zur Arbeit manuell eingetragen und auf den Tageszettel gebucht werden.
4. Auf der rechten Seite werden ebenfalls die Übersicht von Soll -und Arbeitszeit angezeigt.
5. Optional können zur Dokumentation der Arbeitszeiten die Bottons auf der rechten Seite verwendet werden.
6. Durch „Speichern“ wird der Tageszettel gebucht.