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Aufgaben können einem selbst oder einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden. Sie können mit Adressen, Ansprechpartnern, Projekten oder sämtlichen Datensätzen verknüpft werden. Angezeigt werden die Aufgaben in der Zentrale, in der entsprechenden Adresse, dem Projekt und am Datensatz.
Aufgaben anlegen
- Über den Menü-Punkt Favoriten gelangen sie zu den Aufgaben.
- Hier kann der Botton „Neuanlage“ betätigt werden, um eine neue Arbeitsanweisung zu erstellen.
- Das Datum legt fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.
- Im Feld Beschreibung wird die Kurzbezeichnung für die Arbeit eingetragen.
- Das große Textfeld steht offen für genaue Angaben zur Aufgabe und einer ausführlichen Arbeitsanweisung.
- In den folgenden Drop-Down Menüs wird ausgewählt, wer die Aufgabe erstellt hat und wer dafür verantwortlich ist. Der Verantwortliche muss die Arbeit dann schließlich ausführen.
- Zudem kann eine Priorität für die Aufgabe angegeben werden. Die verschiedenen Prioritäten können sie über die Stammdaten anlegen. Mit der Priorität wird dann auch automatisch die hinterlegte Farbe vergeben.
- Ein Haken bei „privater Aufgabe“ führt dazu, dass nur der Ersteller, unabhängig davon ob ein Verantwortlicher ausgewählt wurde, diesen Eintrag einsehen kann.
- Eintrag speichern
- Über die Registerkarte Zuordnung können Sie wahlweise einen einzelnen oder mehrere Verantwortliche für die Aufgabe auswählen. Das kann hilfreich sein, falls mehr als nur ein Mitarbeiter für die Arbeit benötigt werden, oder mehrere Mitarbeiter diese Aufgabe ausführen könnten.
- Über die Spalten neben den festgelegten Verantwortlichen, haben sie die Möglichkeit den jeweiligen gelesen- sowie erledigt Status und dessen Datum einzusehen. Eine Aufgabe ist so lange für den jeweiligen Mitarbeiter sichtbar, bis er den Status auf erledigt gesetzt hat.
- Zudem kann der Eintrag hier einer Adresse, einem Projekt oder einem Ansprechpartner zugeordnet werden.
- Setzen Sie den Haken bei „erinnern“ und legen eine Erinnerungszeit fest, so werden sie nach der von ihnen festgelegten Zeit durch eine Pop-Up Nachricht auf ihrem Bildschirm an die Aufgabe erinnert.
- In dem Reiter Kanban lässt sich die Aufgabe mit dem Kanban-Board verknüpfen. Schauen Sie sich hierzu gerne unser separates Tutorial an.
- Ein Eintrag kann über den Botton Seitenansicht auch eingesehen und gedruckt werden.
- Vorlagen können unter dem Punkt „Vorlage“ ausgewählt werden. Durch den Klick auf den Botton rechts neben der Vorlage, werden dessen Angaben in die neue Aufgabe übernommen und können dort bei Bedarf weiter angepasst werden.
Aufgaben aufrufen
- Aufgaben können von dem Verantwortlichen und dem Ersteller in der Zentrale unter der entsprechenden Registerkarte eingesehen werden.
- Über das Drop-Down Menü kann eingestellt werden, welche Aufgaben in der Übersicht angezeigt werden sollen. Im Beispiel wollen wir alle, noch offenen Einträge ansehen. Über den Botton „suchen“ erscheinen alle gewünschten Aufgaben.
- Die Einträge der Liste werden so lange für den jeweiligen Mitarbeiter fett angezeigt, bis er sie gelesen hat.
- Über den blauen Pfeil in der Spalte Position, kann der Eintrag direkt geöffnet werden. Wird das gemacht, gilt die Aufgabe als gelesen.
- Möchten sie bereits als erledigt markierte Aufgaben dennoch in der Übersicht angezeigt bekommen, wählen über die Einstellung aus, dass auch die erledigten Aufgaben zu sehen sind.
Vorlage für Aufgaben erstellen
Möchten Sie immer wieder ähnliche Aufgaben erstellen, so bietet sich das Verwenden von Vorlagen an. Um eine Vorlage für Aufgaben zu erstellen, öffnen sie in den Stammdaten die Maske „Vorbelegung für Aufgaben“.
- Wählen Sie dort „Neuanlage“.
- Im Feld der Beschreibung wird die Vorlage benannt.
- Sie kann im Feld „Text“ detaillierter beschrieben werden.
- Auch hier können wieder die Priorität, sowie der Verantwortliche festgelegt werden.
Aufgaben in Adresse erstellen
Eine weitere Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, ist der Weg über eine Adresse. Wenn sie eine Adresse aufrufen, finden sie im Menü „Aktionen“ und dem Punkt „Organisation“ den Eintrag „neue Aufgabe“. Durch die Betätigung wird die Neuanlage einer Aufgabe geöffnet. Diese ist direkt der entsprechenden Adresse, von der aus die Aktion gestartet wurde, zugeordnet. Nach dem Speichern ist die Aufgabe nicht nur in der Zentrale zu finden, sondern auch im Infobaum der Adresse.
Aufgaben in einem Projekt erstellen
Nach dem selben Prinzip funktioniert das auch bei Projekten. Wenn sie ein Projekt geöffnet haben, können sie auch wieder über den Botton Aktionen eine neue Aufgabe erstellen. Dann wird wieder automatisch das Projekt zugeordnet, und auch die Adresse, die wiederum dem Projekt zugeordnet wurde, wird direkt eingetragen. Die Aufgabe können sie nun aus dem Infobaum des Projekts heraus aufrufen.
Aufgaben in Beleg erstellen
Des Weiteren kann einem Beleg direkt über den Botton Aufgabe eine neue Aufgabe angeheftet werden. Dieser Beleg kann dann über die Registerkarte „Verweis zum Vorgang“ aufgerufen werden. Bei Datensätzen, denen eine Aufgabe angeheftet wurde, ist der entsprechende Botton eingefärbt.