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In diesem Video geht es um die Organisation Ihrer Verträge in BIZS.

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Hier sollen sämtliche Verträge und Bürgschaften Ihres Unternehmens abgelegt werden. Dabei werden das Auslaufdatum und die Kündigungsfristen der einzelnen Verträge überwacht. Das bedeutet Sie erhalten eine Benachrichtigung, falls ein solches Datum ansteht.
Die Verträge können des Weiteren in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden.

Software

Um in BIZS gut mit Ihren Verträgen arbeiten zu können, müssen Sie zunächst über die Stammdaten den „Vertragsbaum“ anlegen.
Über die rechte Maustaste können Sie Knoten und Unterknoten hinzufügen. Im Beispiel legen wir Ordner für Bürgschaften, KFZ-Unterlagen und Verträge, die Maschinen betreffen an. Über den Button „Speichern“ wird Ihr Vertragsbaum abgespeichert und steht Ihnen jetzt zur Verfügung.
Ihre Verträge finden Sie nun unter dem Menüpunkt „Dokumente“ und dem entsprechenden Eintrag. Damit dieser Punkt bei Ihnen erscheint, muss das Programm in der Anwendergruppe freigeschalten worden sein. Zu diesem Thema sehen Sie sich gerne das separate Tutorial im Bereich „Stammdaten“ an.
In dieser Maske können Sie über den Button „Neuanlage“ neue Verträge einpflegen. Zunächst werden das Archiv und die Datenschutzgruppe für diesen Eintrag festgelegt. Es folgt die Adresse und der Ansprechpartner, mit dem der Vertrag in Verbindung steht. Gegebenenfalls können Sie auch ein Projekt angeben. Die möglichen Vertragsarten können Sie ebenfalls über die Stammdaten – Vertragsarten anlegen. Das Feld Suchbegriff können Sie mit weiteren Schlüsseldaten wie in diesem Beispiel dem Autokennzeichnen füllen.
Das Abschlussdatum, Vertrags-Beginn und Auslaufdatum werden einfach über das Dropdown-Menü angegeben. Im nächsten Schritt können Sie noch die vorgesehen Mindestlaufzeit und die Kündigungsfrist eintragen. Wenn der Haken bei der automatischen Verlängerung gesetzt ist, dann müssen Sie angeben, um wie viele Tage, Monate oder Jahre der Vertrag verlängert wird.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit diesen Vertrag in Ihrer Liquiditätsplanung zu berücksichtigen. Dazu setzen Sie diesen Haken und tragen dann die monatlichen Netto-Kosten ein, die dieser Vertrag mit sich bringt. Zudem wird hier angegeben, an welchem Tag im Monat abgebucht wird. Da in diesem Fall monatlich die 600euro anfallen, werden hier alle Monate markiert.
Nachdem der Eintrag abgespeichert wurde, können Sie den unterschriebenen Vertrag als pdf-Datei in den Datensatz einlesen. Dazu ziehen das gewünschte Dokument einfach per Drag-and-Drop in das orangene Feld und betätigen dann den Button „einlesen“. Oder Sie gehen auf „Datei importieren“ und wählen dann die entsprechende Datei aus Ihrem Explorer aus.
Um diesen Vertrag nun in Ihrem Vertragsbaum abzulegen, öffnen Sie die entsprechende Registerkarte, klicken dann den gewünschten Knoten oder Unterknoten an und gehen dann auf „zuordnen“. Über Ihren Vertragsbaum können Sie auch bestimmte Datensätze suchen und aufrufen.
Eine andere Option, um einen neuen Vertrag anzulegen ist der Weg über eine geöffnete Adresse. Hier können Sie über das Menü „Aktionen“ und den Punkt „Organisation“ einen neuen Vertrag erstellen. In die Neuanlage des Vertrags wird dann automatisch die entsprechende Adresse übernommen.
Um Ihre Verträge auszuwerten gehen Sie in dieser Maske in das Menü „Aktionen“ und wählen den entsprechenden Eintrag aus.
Hier sehen Sie alle angelegten Einträge aufgelistet. Mit dem Filter können Sie, so wie Sie es auch schon aus anderen Masken kennen, nach bestimmten Verträgen suchen.
Zuletzt geht es noch um die Benachrichtigungsmöglichkeiten bei anstehenden Kündigungsfristen oder Auslaufdaten. Diese Einstellung wird für jeden Mitarbeiter separat vorgenommen. Wenn Sie den Datensatz des gewünschten Mitarbeiters geöffnet haben, gelangen Sie über das Menü „Aktionen“ zu den organisatorischen Einstellungen. Wenn hier dieser Haken gesetzt ist, werden dem Mitarbeiter sämtliche Vertragsablaufdaten in der Zentrale als Aufgabe angezeigt.