Belege Teil 2

Optionen in der Bearbeitung von Belegen

• Kopieren von Positionen (aus anderen Belegen)
• Weiterverarbeiten von Belegen und Belegvergleiche
• Übernahme von Preisänderungen
• Weitere Optionen über die rechte Maustaste
• Kalkulation und Gesamtkalkulation
• Funktion “übernehmen von”

Kopieren von Positionen

Positionen aus dem gleichen Beleg

1. am Seitenrand die Positionen markieren
2. rechte Maustaste – Positionen in die Zwischenablage kopieren
3. An die Stelle klicken, an der die Zeilen eingefügt werden sollen
4. rechte Maustaste – „Position aus der Zwischenablage einfügen“

Analoges Vorgehen für das Kopieren von Positionen aus anderen Belegen:

• Öffnen des anderen Beleges
• Register Positionen: die gewünschten Positionen oder den ganzen Titel markieren und in die Zwischenablage einfügen
• im neuen Beleg im Register Positionen an die gewünschte Stelle einfügen

Weiterverarbeiten von Belegen

• Wurde der Beleg dem Kunden oder Lieferanten bereits geschickt, sei es per Ausdruck oder Email, so darf dieser nicht mehr geändert werden. Damit wird die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährt.
• Für Änderungen oder Anpassungen wird eine neue Version des Angebotes, in BIZS „Index“ genannt erzeugt.

1. Im Belegkopf: Klick auf Button “weiterverarbeiten”
2. neuer Index wählen
3. übernehmen

• bestehender Beleg wird kopiert und an die bisherige Nummer eine fortlaufende Indexnummer angefügt.

• Im Projekt, Register Infobaum, werden alle Belege angezeigt
• Indexnummer gibt an, welcher Beleg der Aktuellere ist

Vergleich von Belegen

• Möglichkeit z.B. das ursprüngliche Angebot mit dem aktuellen Angebot zu vergleichen

1. Aktionen
2. Belege vergleichen

1. Beleg1: wird automatisch übernommen
2. Beleg2: über Suche auswählen
3. Auswahl welche Felder miteinander verglichen werden sollen
4. Start des Vergleichs
5. Ansicht welche Änderungen sich ergeben haben

Änderungen aus Stammdaten übernehmen / in Stammdaten speichern

• Änderungen von Bezeichnungen oder Preisen können aus den Stammdaten im Beleg aktualisiert werden
• besonders sinnvoll wenn zwischen ursprünglichem Beleg und neuem Beleg viel Zeit vergangen ist
• manuelle erfasste Positionen können im Stamm angelegt werden

1. Klick mit rechter Maustaste in die zu aktualisierende Position
2. markierte Positionen wählen
3. aus Stammdaten aktualisieren wählen

1. Auswahl, was aktualisiert werden soll
2. übernehmen

1. Klick mit rechter Maustaste in die manuell angelegte Position
2. markierte Positionen wählen
3. Positionen in Stamm speichern/aktualisieren  wählen und folgende Nachricht mit “ja” bestätigen

1. Nummernkreis auswählen (ist im Numernkreis die Nummernautomatik aktiviert, so wird die Nummer automatisch generiert, ist diese nicht aktiviert, so muss die Nummer manuell vergeben werden)
2. ggfs. Suchbegriff vergeben
3. übernehmen

• Es öffnen sich die Stammdaten, die nun weiter ergänzt werden können. Abschließend die Daten speichern
• Die Nummer, z.B. Artikelnummer wird in die Belegposition übernommen

• Man kann die Stammdaten einer markierten Position aufrufen

1. Klick mit rechter Maustaste in die Position
2. markierte Zeile / Stammdaten aufrufen wählen. Es öffnen sich die Stammdaten.

weitere Optionen mit “markierten Positionen”

• Klick mit der rechten Maustaste auf eine Position oder markieren Sie ggfs. vorher mehrere Positionen für die Sie die Aktion durchführen möchten

1. markierte Positionen wählen
2. Schriftart ändern
3. Rabatte oder Zuschläge ändern (auch für mehrere Positionen möglich). In das neue Fenster den Rabatt oder Zuschlag in Prozent eingeben und übernehmen
4. weitere Optionen zur Auswahl

Kalkulation / Gesamtkalkulation

• Klick auf Taschenrechner im Feld Kalkpreis öffnet die Kalkulation
• Kalkulationsfenster kann mit gehaltener Maustaste beliebig poisioniert und in der Größe angepasst werden

1. Anzeige der Daten aus der Belegposition (Menge, Einheit, Preis, Gesamtpreis)
2. Anzeige der Daten aus dem Stamm; können an dieser Stelle ergänzt /geändert werden
3. Verschnitt: Eingabe in Prozent (Menge x Verschnitt = Gesamtmenge)
4. Gesamtmenge, die zur Berechnung des Gesamtpreises herangezogen wird
5. VK Preis: Klick auf Taschenrechner – in neuem Fenster kann  ausgehend vom VK-Preis quasi rückwärts der EK-Preis berechnet werden
6. Bei Kennzeichen Lohnart stehen als Mengeneinheit Minuten und Stunden zur Auswahl
7. Berechnung Gesamtmenge für Lohnart: Menge Lohnart x  Gesamtmenge des Artikels.
   Die Gesamtmenge für die Lohnart wird in in Stunden angezeigt
   (aus Beispiel: 10 Min x 20l = 200 min;  umgerechnet 3,33 Std)
8. Verlassen des Fenster über den Pfeil

• Gesamtkalkulation aller Positionen des Beleges kann aus jeder Position und jedem Feld gestartet werden

1. Klick auf beliebiges Feld
2. Gesamtkalkulation auswählen

• Das Fenster der Kalkulationsübersicht kann mit gehaltener Maustaste an eine beliebige Stelle verschoben und die Grösse entsprechend angepasst werden

1. Auswahl, ob Positionen nur aus markiertem Titel, der Markierung oder aus dem gesamten Beleg berücksichtigt werden sollen. Eine Änderung an dieser Stelle erfordert ein Aktualisieren
2. Positionen, wie in 1 ausgewählt, sind nach Kategoriern zusammengefasst, Werte werden kumuliert dargestellt
3. Klick auf Feld: Zuschlag kann für alle enthaltenen Positionen  geändert werden
4. Auswertungen der einzelnen Kennzeichen möglich
5. Darstellung der einzelnen Positionen aus 4
6. Anfragen und Bestellungen können direkt generiert werden

• Für die einzelnen Positionen stehen weitere Optionen zur Verfügung:

1. Positionen mit gehaltener Maustaste am Rand markieren, Klick mit rechter Maustaste
2. markierte Kalkulationswerte ändern
3. Kennzeichen ersetzen
4. weitere Bearbeitungsmöglichkeiten

• Anzeige von Kalkulationsfehlern, z.B. durch Löschen der Kalkulation in Spalte Kalkpreis

1. Kalkulation wurde gelöscht, Kalkpreis enthält keinen Wert
2. In Gesamtkalkulation erscheint die Zeile Kalkfehler
3. Schliesen des Fenster über den Pfeil

Funktion “übernehmen von”

• Titel oder Positionen aus anderen Belegen können übernommen werden
• Tageszettel aus Projekten können in die Abrechnung übernommen werden  etc.

1. Klick mit rechter Maustaste an die Stelle, an der eingefügt werden soll
2. übernehmen von auswählen
3. Beleg : es öffnet sich ein Suchfenster über das der Beleg gesucht werden kann und die gewünschten Positionen markiert und übernommen werden müssen 
4. Übernahme von Tageszettel, Lagerbewegung und Bestellanforderung möchlich