Belege Teil 1

Belege anlegen aus

• Adresse
• Projekt
• Beleg

Beleg aus Adresse anlegen

• Adresse aufrufen
• Einkaufsbeleg: Haken bei Lieferant setzen und im Register “Lieferanten-Angaben und Banken” relevante Daten eingeben
• Verkaufsbeleg: Haken bei Kunden setzen und im Register “Kunden-Angaben” die relevanten Daten eingeben
• Wichtig: für jede Belegart muss ein Nummernkreis in den Stammdaten hinterlegt sein (Anlage eines Nummernkreises siehe  Tutorial Nummernkreise)

1. Aktionen aufrufen
2. neuer Verkaufsbeleg auswählen
3. gewünschte Belegart auswählen
4. Auswahl übernehmen

Daten werden aus der Adresse übernommen

1. Speichern – ein neuer Beleg wird angelegt.Farbliche Kennzeichnung und Nummernvergabe werden durch Nummernkreis bestimmt
2. freie Positionierung: Haken setzten, wenn Auflistung der Positionen in entsprechender Registerkarte selbst erstellt werden soll
3. Adresse – optional Ansprechpartner auswählen
4. Projekt zuordnen
5. Liefertermin und Anschriften: Daten werden aus der Adresse – Register Kunden-Angaben übernommen
6. Konditionen und Lagerort: Daten werden aus der Adresse – Register Kunden-Angaben übernommen; z.B. Zahlungskonditionen
7. Verantwortliche, Vertrieb und Datenschutz: Daten werden aus der Adresse – Register Kunden-Angaben übernommen
8. Summenblock: Nettobetrag eintragen, Rabatte vergeben
9. Informationsblock: zB Gültigkeitsdatum des Angebots festlegen

Register Vortext und Nachtext

• Vortext erscheint vor den Positionen
• Nachtext erscheint nach den Positionen
• seperates Tutorial zur Anlage von Textbäumen und Textbausteinen vorhanden
• Selbe Bedienung für Vor- und  Nachtexte

1. freie Texteingabe möglich
2. Textbaustein über Doppelklick auswählen
3. Textbaustein über Doppelklick in Eingabenbereich übernehme; optional können Änderungen vorgenommen werden
4. Textmarke einfügen: Variablen, die beim Ausdruck gefüllt werden. Diese Felder können z.B. aus dem Beleg, dem Verantwortlichen, dem Projekt usw. kommen.

Register Positionen

1. PosNr.: automatische Vergabe, wenn freie Positionierung nicht aktiviert ist
2. „Kz“ steht für Kennzeichen (Leistung, Artikel, Titel, Fremd, Katalog, Text, Mitarbeiter, Gerät, Lohnart)
3. In Spalte Aktiv auswählen, wie ermittelter Preis in die Berechnung mit einfließt (z.B. bedeutet „Normal“, dass Gesamtpreis in Gesamtsumme mitberücksichtigt wird)
4. In Feld Artikelnummer, einen bestimmten Artikel über Artikelnummer, oder Suchbegriff finden (Suchfenster wird geöffnet)
   Über Datensammler können mehrere Artikel übernommen werden
5. Artikeltext wird bei Auswahl über Artikelnummer automatisch übernommen; bei manueller Anlage kann der Text eingeben werden
6. Menge eingeben
7. Einheit auswählen
8. “PE” steht für Preiseinheit
9. Kalkpreis: Die Kalkulation des Preises ist über einen Klick auf den Taschenrechner im Feld einsehbar
10. Zuschlag wird auf den Preis berechnet, ist nicht im Ausdruck sichtbar
11. Preis (bei manueller Anlage kann der Preis direkt eingegeben werden)
12. Rabatt wird auf den Preis berechnet, und im Ausdruck ausgewiesen
13. Gesamtpreis wird wie folgt berechnet:
    Menge x Preis / Preiseinheit = Gesamtpreis
    Preis x Zuschlag = neuer Preis
    neuer Preis x Rabatt = Gesamtpreis

Option der Gliederung von Positionen

1. neue Position mit Kz Titel anlegen
2. Text vergeben
3. Unterpositionen anlegen; diese werden beim Ausdruck unter dem Titel “Baustelleneinrichtung” dargestellt und mit einer Zwischensumme versehen
4. Klick auf das Minuszeichen: die Zeilen des Titels werden zusammengeklappt oder über das Pluszeichen wieder aufgeklappt
5. Klick auf die Lupe: exklusive Darstellung des Titels, die anderen Positionen werden ausgeblendet, schließen der  Ansicht über das x.

Klick mit rechter Maustaste auf den Rand

• Positionen aus anderen Belegen aus der Zwischenablage hier einfügen
• Positionen in die Zwischenablage nehmen
• Zeilen einfügen oder löschen

Aufmass / Mengen berechnen und kommentieren

1. Klick auf das Symbol im Feld Menge
2. Berechnungsfenster öffnet sich. Es gilt: Alles vor dem Doppelpunkt wird nicht berechnet, so ist eine Dokumentierung der Berechnung möglich
   – Zahlen werden untereinander geschrieben und aufsummiert
   – Zwischensumme über den Befehl “ZS:” möglich
3. über Button “berechnen”, wird das Ergebnis in das Feld Menge übernommen; fette Anzeige der Menge bedeutet, dass diese  berechnet wurde
4. Fenster schliessen

Register Druckeinstellungen

• Einstellungen gelten für alle Positionen
• Zum Thema Drucken von Belegen gibt es ein ausführliches Tutorial (Drucken in BIZS Teil 2 und 3)
• Es können z.B. Mengen oder Preise nicht angedruckt werden oder die Titelsumme oben angedruckt werden

Druckoptionen für nur eine Position 

1. Klick auf das Symbol Taschenrechner im Feld Preis
2. Im Bereich Druckeinstellungen Auswahl treffen; es kann ein Seitenumbruch eingefügt werden
3. Über diesen Button die Einstellungen für diese Position übernehmen

Ausdruck des Beleges

• Ausdruck erfolgt über die Seitenansicht

1. optional kann hier noch ein Wasserzeichen eingefügt werden
2. Versand des Ausdrucks per Email
3. Drucken 
4. Sofort Drucken auf hinterlegten Standarddrucker
5. Belegdruck – eventuell für den Mitarbeiter hinterlegte Druckeinstellungen werden berücksichtigt

Abschluss des Belegs

• Speichern

Beleg aus Projekt anlegen

• Projekt aufrufen

1. Aktionen aufrufen
2. neuer (Einkaufs- oder) Verkaufsbeleg auswählen

Es öffnet sich das Auswahlfenster für die Belegart. Auswahl treffen und übernehmen.

Alle weiteren Schritte erfolgen wie oben beschrieben.

Beleg direkt anlegen

• Beleg in Favoriten aufrufen

1. über “Neuanlage den Beleg öffnen
2. Belegart auswählen
3. Nummernkreis auswählen
4. mit Speichern wird der Beleg angelegt

Die Bereiche Adresse, Projekt etc entsprechend ausfüllen.

Alle weiteren Schritte erfolgen wie oben beschrieben.