Überblick über den Prozess

Eine Bestellanforderung dient dazu, einen Bedarf zu erfassen, ohne dass Mitarbeitende unmittelbar eine Anfrage oder Bestellung auslösen. Der Bedarf wird zunächst dokumentiert und anschließend freigegeben.

Der Prozess beginnt immer mit einem Projekt oder einer Adresse. Auf dieser Basis wird eine Bestellanforderung angelegt. Innerhalb der Bestellanforderung werden alle relevanten Informationen erfasst, darunter Texte, Artikel, Fremdleistungen, Zeichnungen, Liefertermine sowie die Lieferadresse. Nach vollständiger Erfassung wird die Bestellanforderung zur Freigabe weitergeleitet. Nach erfolgter Freigabe entsteht daraus ein konkreter Bedarf. Ab diesem Zeitpunkt bestehen zwei weitere Möglichkeiten: Aus dem Bedarf wird eine Anfrage an Lieferanten erstellt oder es wird direkt eine Bestellung ausgelöst.

 Anlage einer Bestellanforderung über das Modul Einkauf

In BIZS stehen mehrere Wege zur Erstellung einer Bestellanforderung zur Verfügung. Zunächst wird die Anlage über das Modul Einkauf beschrieben.

1. Öffnen Sie im Modul Einkauf die Maske Bestellanforderungen und wählen Sie die Aktion „Neuanlage“. Das System legt eine neue Bestellanforderung an.
2. Zunächst werden der Verantwortliche sowie der Ersteller festgelegt. Der Status wird automatisch auf „neu“ gesetzt.
3. Anschließend tragen Sie die Projektnummer,
4. das Wunschdatum sowie
5. eine Notiz ein, beispielsweise den Verwendungszweck der Bestellung. Optional kann zusätzlich eine interne Notiz ergänzt werden.
6. Durch Klicken auf „Speichern“ wird die Bestellanforderung angelegt.

Hinzufügen von Artikeln

Nach dem Anlegen können die gewünschten Artikel ergänzt werden. Dafür stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

a) Manuelle Artikelauswahl

1. In der Tabelle wählen Sie als Kennzeichen Artikel und
2. legen als Aktion „bestellen“ fest.
3. Über die Lupe im Feld Artikelnummer öffnen Sie die Artikelsuche.

Dort wird eine vollständige Liste aller verfügbaren Artikel angezeigt.

1. Nach Auswahl der gewünschten Artikel übernehmen Sie diese in die Bestellanforderung.

b) Excel-Import

Alternativ können Artikel über den Excel-Import hinzugefügt werden. Diese Funktion wird über die Aktionen aufgerufen. Eine detaillierte Beschreibung des Excel-Imports ist in einem separaten Tutorial verfügbar.

c) Verwendung von Vorlagen

1. Angezeigt werden alle Vorlagen, bei denen im Reiter Verweis zum Vorgang / Vorlage
2. die Option „Bestellanforderung ist Vorlage“ aktiviert ist.

Auch eine neu angelegte Bestellanforderung kann als Vorlage gespeichert und für zukünftige Anforderungen wiederverwendet werden. Bei Auswahl einer Vorlage werden deren Artikel automatisch in die neue Bestellanforderung übernommen.

Bearbeitung der Artikel

Die ausgewählten Artikel werden in der Tabelle angezeigt und können dort weiterbearbeitet werden. Beispielsweise lassen sich die Aktion anpassen oder Informationen zu Bestell- und Lagerbeständen einsehen.

a) Erweitertes Aufmaß

Im Reiter Bestellanforderung steht zudem die Option „Erweitertes Aufmaß“ zur Verfügung:

Ist diese Option nicht aktiviert, kann die Menge im Aufmaß-Fenster manuell oder mithilfe einer Formel erfasst werden.

Ist das erweiterte Aufmaß aktiviert, öffnet sich auf der rechten Seite eine Aufmaß-Tabelle. Dort werden die benötigten Werte tabellarisch eingegeben, auf deren Grundlage das System die erforderliche Menge berechnet.

Anhängen von Dokumenten

Optional können der Bestellanforderung zusätzliche Dokumente wie Zeichnungen oder Pläne hinzugefügt werden.

1. Öffnen Sie dazu die Anlagen über das Büroklammer-Symbol. Dateien können entweder direkt vom Computer oder aus der Zwischenablage eingefügt werden.
2. Durch erneutes Klicken auf „Speichern“ werden alle Angaben gesichert.

Zuordnung der Lieferadresse

1. Im Reiter Zuordnung / Lieferanschrift wählen Sie entweder
2. die im Projekt hinterlegte Adresse oder
3. eine zuvor angelegte Lieferadresse aus.
4. Zusätzlich können hier Angaben zu Ansprechpartnern und
5. Bearbeitern hinterlegt werden.

Status und Bearbeitungsrechte

Eine Bestellanforderung kann jederzeit geändert werden, solange sich der Status auf „unter Bearbeitung“ befindet.

Sobald der Status auf „Freigabe“ gesetzt wurde, sind keine Änderungen mehr möglich.

Änderungen nach der Freigabe können ausschließlich von Mitarbeitenden vorgenommen werden, die über eine spezielle Berechtigung verfügen. Diese Berechtigung wird in den Stammdaten in der Maske Mitarbeiter vergeben.

Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter aus und erteilen Sie über die Aktion „Mitarbeiterzentrale und organisatorische Einheiten“ die Berechtigung zur Änderung des Bestellanforderungsstatus. Nach dem Speichern kann dieser Mitarbeiter den Status der Bestellanforderung per Doppelklick zurücksetzen und weitere Anpassungen vornehmen.

Erstellung einer Bestellanforderung aus einem Projekt

Neben der Anlage über das Einkaufsmodul können Bestellanforderungen auch direkt aus einem Projekt heraus erstellt werden.

Wählen Sie dazu in der Zentrale unter offene Projekte das gewünschte Projekt aus. Über die Aktionen im Bereich Organisation legen Sie eine neue Bestellanforderung an. Anschließend öffnet sich die bekannte Maske der Bestellanforderung, in der alle beschriebenen Funktionen zur Artikelbearbeitung, Adressauswahl und weiteren Einstellungen zur Verfügung stehen.

Weiterverarbeitung der Bestellanforderung

1. Nach Abschluss werden die Bestellanforderungen im Modul Bedarf unter den offenen Bedarfen angezeigt.
2. Von dort aus können sie entweder angefragt oder
3. direkt bestellt werden.