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In diesem Video geht es um Bestellanforderungen in BIZS.

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Bestellanforderung bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht direkt eine Anfrage oder Bestellung aufgibt, sondern zunächst eine Bestellanfrage erstellt.
Anforderungen werden dann im zentralen Einkauf über die Bedarfe bearbeitet und können in eine neue Bestellung oder Anfrage überführt werden.
Bestellanforderungen stehen im Einkauf erst zur Verfügung, wenn der Status auf „Freigabe“ steht.

Software

In BIZS gibt es diverse Möglichkeiten eine Bestellanforderung zu erstellen. Zunächst sehen wir uns den Weg über einen geöffneten Artikel an. Hier gelangen Sie über das Menü „Aktionen“ und den Eintrag „Einkauf“ zur Bestellanforderung.
Wenn Sie diesen Button betätigen, wird automatische in einer neuen Maske eine neue Anforderung mit dem entsprechenden Artikel als erste Position erstellt.
In die Übersicht können bei Bedarf nun einfach auch weitere Artikel hinzugefügt werden. Wählen Sie dafür zunächst das Kennzeichen „Ar“. Die Lupe in der Spalte „Artikelnummer“ öffnet die Artikelsuche. Hier können nun die gewünschten Einträge dem Datensammler hinzugefügt und per „Übernehmen“ in die Übersicht übernommen werden.
Hier können Sie nun für jeden Artikel die gewünschte Menge angeben. Zudem wird ausgewählt, ob der Artikel bestellt oder gelagert werden soll oder ob nur eine Preisauskunft benötigt wird. Wird eine Position auf „inaktiv“ gesetzt, wird diese beim weiteren Prozess nicht berücksichtigt. Um vor der Bestellung eine Preisanfrage zu senden können Sie auch einfach diesen Haken setzen.
Weitere Positionen, die Sie der Bestellanforderung hinzufügen können, sind Fremdleistungen mit dem Kennzeichen „Fr“ und Texte, also genauere Erläuterungen zu der Bestellung.
Über das Menü „Aktionen“ haben Sie auch die Option Positionen aus Excel zu importieren.
In der Kopfzeile der Maske finden Sie das Feld zur Angabe des Wunschdatums. Also wann die angegebenen Artikel denn benötigt werden.
Über den Status wird festgelegt, ob die Anforderung im zentralen Einkauf sichtbar ist und somit weiterverarbeitet werden kann. Das ist nur der Fall, wenn der Status auf „Freigabe“ steht. Auf „in Bearbeitung“ kann die Bestellanforderung gesetzt werden, falls der Ersteller noch nicht alle Positionen hinzugefügt hat und die Anforderung erst zu einem späteren Zeitpunkt fertig gestellt wird.
Dem Eintrag können auch diverse Dokumente wie Zeichnungen oder Pläne angehängt werden. Öffnen Sie dafür einfach die Anlagen über die Büroklammer. Hier können Sie Dateien von Ihrem Computer oder einfach aus der Zwischenablage einfügen.
Über den Button „Speichern“ werden alle Angaben gespeichert.
Auch über sämtliche Belege können Sie eine Bestellanforderung erstellen. Öffnen Sie dafür zunächst die Positionen des Belegs. Über die rechte Maustaste kann hier die Gesamtkalkulation aufgerufen werden. Alle Artikel aus dem Beleg sind in dieser Übersicht aufgeführt. Bei gedrückter Steuerungstaste können Sie nun die gewünschten Einträge auswählen und über diesen Button in eine neue Bestellanforderungen übergeben.
Alle Positionen aus sämtlichen Bestellanforderungen, die auf den Status „Freigabe“ gesetzt wurden, finden Sie unter dem Menüpunkt „Einkauf“ und dem Eintrag „Bedarf“.
Über den Filter der Maske kann angegeben werden, dass auch sämtliche Anforderungen angezeigt werden.
Das bedeutet, wenn Anforderungen von Ihren Mitarbeitern freigegeben wurden, dann können die gewünschten Artikel von hier aus in eine Anfrage oder Bestellung weiterverarbeitet werden. Das funktioniert, indem Sie den gewünschten Eintrag auswählen und dann den entsprechenden Button in der Kopfzeile der Maske betätigen. Wenn mehrere Artikel beim selben Lieferant bestellt werden sollen, dann können sie auch gemeinsam in eine Bestellung beziehungsweise Anfrage überführt werden.
Um in unserem Beispiel die angeforderten Positionen nun in eine Bestellung zu übergeben, müssen zunächst der Lieferant und die Niederlassung ausgewählt werden.
In einer neuen Maske wird der Beleg mit den entsprechenden Positionen erstellt und kann abgespeichert und an den Lieferanten versendet werden.
Weiterverarbeitete Einträge verschwinden automatisch aus der Liste der Bestellanforderungen.