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In diesem Video geht es um die Erstellung von Serienmails.

Text

Eine Serienmail wird aus der Adressenauswertung heraus erstellt.
Ob die E-Mail per EWS oder per SMTP versendet wird, können Sie für jeden Mitarbeiter separat im entsprechenden Datensatz angeben.

Software

Hier sehen Sie den Datensatz eines Mitarbeiters. Unter der Registerkarte „Verbindungen“ finden Sie das Dropdown-Menü, über das zwischen EWS und SMPT gewählt werden kann.
Zur Adressenauswertungen gelangen Sie über den Menüpunkt „Auswertungen“ und den entsprechenden Eintrag.
Zu dieser Maske und deren Funktionen gibt es bereits ein separates Tutorial, das Sie sich gerne ansehen können.
Der erste Schritt, um eine Serienmail zu erstellen ist, dass Sie alle betreffenden Adressen auswählen. Dazu können optional die verschiedenen Filteroptionen verwenden. Wenn alle Adressen markiert wurden, müssen nun über die rechte Maustaste alle nicht markierten Positionen entfernt werden, da sonst alle Einträge aus der Übersicht in die Serienmail übernommen werden.
Wichtig zu wissen ist, dass generell nur die Adressen übernommen werden, denen auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
Bei der Betätigung von diesem Button öffnet sich nun eine neue Maske. Hier sehen Sie zum einen alle ausgewählten Empfänger der Serienmail und über die zweite Registerkarte gelangen Sie zur Mailvorlage.
In die Mailvorlage werden nun der Betreff und der Mailtext eingetragen. Für den Mailtext können auch Textbausteine verwendet werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit der Nachricht diverse Dateien anzuhängen. Dazu gehen Sie einfach auf den Button „Datei hinzufügen“ und wählen dann die gewünschten Dokumente von Ihrem Rechner aus.
Über den Tab „Mailempfänger“ und diesen Button wird die erstellte Nachricht an die ausgewählten Adressen versendet.
Hierbei spielt eine Rolle, ob dieser Haken gesetzt ist oder nicht. Ist er gesetzt, so erfolgt in BIZS mit der Versendung ein automatisierter Prozess, bei dem die Dokumente aus der Serienmail in der Büroklammer der Empfänger-Adressen abgelegt werden. Das bedeutet, wenn Sie eine der Adressen aufrufen, finden Sie in deren Infobaum unter dem Eintrag „Kontakt“ eine neue Position mit dem Titel Serienmail und dem entsprechenden Datum. In der Büroklammer von diesem Eintrag finden Sie sämtliche Dokumente, die Sie mit der Serienmail versendet haben.
Diese Funktion steht allerdings nur bei der Nutzung von EWS zur Verfügung.