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In diesem Video geht es um die Computer Telefonie in BIZS.

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CTI steht für „computer telefonie integrated“. Voraussetzung dafür, dass diese Technologie funktioniert ist, dass die CTI- oder Tapi-Treiber der Telefonanlage am Arbeitsplatz installiert sind. Des Weiteren muss das CTI mit BIZS verknüpft werden.

Software

Ob ein CTI-Treiber installiert wurde sehen Sie, wenn Sie über Windows das Programm „Telefon und Modem“ aufrufen. Unter der Registerkarte „erweitert“ finden Sie alle zur Verfügung stehenden Treiber. Dieser muss nicht unbedingt wie hier „Go Tapi“ heißen. Um das Ganze jetzt mit BIZS in Verbindung zu bringen öffnen sie zunächst die Anmeldemaske. Hier gelangen Sie über das Zahnrad zu diversen Einstellmöglichkeiten. In der entsprechenden Registerkarte können Sie hier die CTI-Funktion aktivieren. Dazu wählen Sie zunächst das gewünschte Tapi-Gerät aus. Es folgt die Amtskennung. In den meisten Fällen ist diese eine 0 für ausgehenden Gespräche. Die Interne Anzahl der Stellen legt fest, wie viele der letzten Ziffern der Nummer intern sind. Zuletzt gibt es noch ein Feld für die Amtserkennung und die Kennungsnummer des Landes. Wenn Sie sich jetzt anmelden steht Ihnen die CTI-Technologie zur Verfügung. Das bedeutet Sie können jetzt Nummer wählen, auflegen, einen Rückruf tätigen, die Rückwärtssuche verwenden, Notizen erfassen und Aufgaben erstellen. Wenn Sie jetzt eine Adresse oder einen Ihrer Ansprechpartner öffnen können das blaue Telefon direkt die Nummer wählen. Über einen Doppelklick auf den Button beendet das Telefonat. Alle Gespräche werden auch immer in der Zentrale unter der Telefonie angezeigt. In dieser Maske können Sie auch über die rechte Maustaste manuell einen Telefoneintrag eingeben. Dazu geben Sie einfach in dieses Feld die Telefonnummer, mit der Sie das Gespräch geführt haben, ein und können dann noch eintragen, von wann bis wann das Telefonat ging. Des Weiteren kann der Eintrag mit einer Adresse oder einem Projekt verknüpft werden und Sie können eine Notiz hinterlegen. Im rechten Bereich der Ansicht können Sie noch einen Suchbegriff für die Adresse oder den Ansprechpartner eintragen. Dieser wird dann später auch in der Tabelle angezeigt. Nachdem Sie die Angaben gespeichert haben, erscheinen in der Übersicht über den Button „Suchen“ nun auch die manuell eingetragenen Telefonate. In der Spalte „Telefonnummer“ kann hier ebenfalls direkt über das blaue Telefon die Nummer angerufen werden. Während des Gesprächs können Sie auch in der entsprechenden Spalte weitere Notizen einfügen. Da in BIZS sämtliche Telefonnummern immer in Verbindung mit einer Adresse oder einem Ansprechpartner stehen, wird in dieser Übersicht auch der Suchbegriff des entsprechenden Datensatzes angezeigt. Bei Manuellen Einträgen kann dieser frei vergeben werden, so wie wir es vorher im Beispiel gemacht haben. Über den blauen Pfeil gelangen Sie wieder zu den Details des Telefonats. Ist ein Eintrag angeklickt gelangen Sie ebenfalls über die rechte Maustaste zur Rückwärtssuche. Das bedeutet Sie können im Internet nach einer bestimmten Nummer suchen, falls Sie nicht mehr wissen wem diese Nummer zuzuordnen ist oder von einer fremden Nummer angerufen wurden. Ausgewählte Positionen können auch ganz einfach entfernt werden. Die rechte Maustaste bietet in dieser Übersicht außerdem die Möglichkeit eine Aufgabe zu erstellen. Wird dieses Feld betätigt öffnet sich automatisch eine neue Aufgabe mit der entsprechenden Telefonnummer in der Beschreibung. Im Textfeld kann nun angegeben werden, was der Kunde zum Beispiel wollte oder was beim nächsten Telefonat besprochen werden soll. Dieser Eintrag kann nun einem Mitarbeiter zugeteilt werden. Für weitere Funktion zu den Aufgaben in BIZS sehen Sie sich gerne das separate Tutorial an. Wenn jetzt ein Telefongespräch mit einer Adresse oder einem Projekt verknüpft wurde, so wie dieses, dann wird das auch im Infobaum der Adresse unter CTI angezeigt. Wird der Eintrag mit einem Projekt verknüpft, dann ist er auch im Infobaum des Projekts zu finden. Hier steht dann wer das Telefonat wann geführt hat und auch die Notiz ist zu sehen. Allerdings werden nur CTI Telefonate im Infobaum angezeigt, denen eine Notiz hinterlegt wurde.