Allgemeine Bedienung

In diesem Tutorial werden die Basisfunktionen und die Grundprinzipien von BIZS erklärt:

• Die Anmeldung 
• Die Toolbar und die standartmäßigen Masken
• Das Umgehen mit Tabellen
• Das Erstellen und Bearbeiten von Datensätzen

• Wenn Sie BIZS starten, erscheint zunächst das Anmeldefenster.

1. Im Feld „Anwender/Nutzer“ wird der Benutzer ausgewählt.
2. Im Feld „Passwort“ geben Sie Ihr Kennwort ein.
3. Über das Stiftsymbol auf der rechten Seite können Sie dem Anwender ein neues Passwort zuweisen.
4. Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten eingegeben haben, klicken Sie auf „Anmelden“. Anschließend wird BIZS geöffnet.
5. Hier können Sie Ihren Mandanten auswählen.
6. Über die Einstellungen (⚙️) gelangen Sie zu den Reitern für Datenbank, Telefonanbindung (TAPI) und Cloud.

• Nach dem Öffnen von BIZS wird automatisch die „Zentrale“ angezeigt.

1. Die Zentrale wird bei jedem Start automatisch geöffnet und kann nicht geschlossen werden.
2. In der Titelleiste sehen Sie den Programmnamen, den Lizenznehmer, den angemeldeten Anwender, die Anwendergruppe sowie die aktuelle Version.
3. Auf der linken Seite befinden sich die verfügbaren Funktionen und Masken. Über das Suchfeld (🔎) können Sie gezielt nach Funktionen suchen.
4. Jede Maske verfügt über unterschiedliche Funktionsbereiche. In der Zentrale sind dies beispielsweise:
   Telefonie; Aufgaben/Wiedervorlagen; Offene Projekte; Letzte Aktionen

• Wenn Sie eine Maske öffnen, beispielsweise die Adressmaske, finden Sie in der Regel denselben Maskenkopf vor. Ausnahmen sind die Zentrale, Suchmasken sowie verschiedene Stamm- und Auswertungsmasken.

1. Klicken Sie auf „Neuanlage“.
   Die Felder „Suchbegriff“ und „Adress-Nr.“ werden orange dargestellt. Dies zeigt an, dass ein neuer Datensatz angelegt wird.
2. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
3. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
   (Nach dem Speichern verschwindet die orange Markierung und die Felder werden wieder weiß dargestellt.)

1. Klicken Sie auf „Säubern“, um die Eingabemaske zu leeren.
   Hinweis: Es werden dabei keine gespeicherten Daten gelöscht. Es wird lediglich der Inhalt der aktuellen Maske entfernt.
2. Klicken Sie anschließend auf „Suche/Aktualisieren“, um die Adressliste zu öffnen.

• Folgende Funktionen können Sie zum Beispiel in der Adresse nutzen:

1. Unter dem Dropdown Menü können Sie das gewünschte Land auswählen.
2. Mit dem 2 Button können Sie die Adresse per Google Maps suchen.
3. Der Telefon Button ✆ führt einen Anruf aus.
4. Unter Telefon 2 können sie eine 2 Telefonnummer hinzufügen. Sie können ebenfalls, wie beim oberen Punkt Telefonnummern anrufen.
5. Mit dem E-Mail Button 📧 können sie eine E-Mail an die jeweilige Adresse schicken.
6. Der Globus 🌍 öffnet die Internet-Seite zu der jeweiligen Adresse.

• Die Folgenden 2 Punkte sind Beispiele, jedoch sehr essenzielle für das Programm. 

1. Das Dropdown-Menü bei „Beginn“ öffnet einen Kalender. Sie können durch das Klicken des Gelben Bereichs den Monat wechseln oder durchs weiter Klicken das Jahr.

2. Mit dem „∨“ öffnen sie das Dropdown-Menü zur Adressauswahl. Sie ist genau gleich aufgebaut wie die kommende Adressauswahl Maske.

• Es erscheint nun ein Popup mit allen verfügbaren Adressen.

1. Suchen Sie über die Suchleiste nach einer Adresse.
2. Wählen Sie die gewünschte Adresse per Doppelklick aus.
   Alternativ könne sie auch die Adresse mit einem Linksklick auswählen und anschließend auf „Übernehmen“ klicken.
3. Die ausgewählte Adresse wird nun in der Adressmaske angezeigt.
4. Im Summenbereich sehen Sie die Gesamtanzahl der vorhandenen Adressen.

• Es stehen verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

1. Sie können direkt in den Autofilterzeilen der einzelnen Spalten suchen.
2. Durch Anklicken einer Spaltenüberschrift können Sie die Daten auf- oder absteigend sortieren.
   Halten Sie die Umschalttaste (Shift) gedrückt und wählen Sie mehrere Spalten aus, um mehrere Sortierungen gleichzeitig anzuwenden.
3. Um die Sortierung zu entfernen, klicken Sie erneut auf die entsprechende Spaltenüberschrift.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine Spaltenüberschrift. Über das angezeigte Filtersymbol (Trichter ⏷) können Sie die Daten nach bestimmten Werten oder Texten filtern. Zusätzliche Filteroptionen stehen Ihnen über die Schaltfläche „ABC“ zur Verfügung.

• Wenn Spalten fehlen, können Sie über einen Rechtsklick im Tabellenbereich und den Menüpunkt „Spaltenauswahl“ zusätzliche Spalten  einblenden. Sie können auch:

1. Sortieren „Aufsteigen/Absteigend“ oder Sortierung entfernen.
2. „Gruppieren“, das heißt dass sie alle mit den gleichen werten in eine Gruppe zusammenfügen.
3. Über „Spaltenauswahl“ können sie Spalten per Doppelklick hinzufügen oder per Drag&Drop an eine beliebige Stelle hinzufügen. Sie können Spalten auch per Drag&Drop entfernen oder über Spalte entfernen. Wenn Sie die Spalten Auswahl behalten möchten, müssen Sie mit Rechtsklick auf den Tabellenblock drücken und „Maskeneinstellungen speichern“, wenn sie es wieder Rückgängig machen wollen, drücken Sie auf „Maskeneinstellung zurücksetzen“.
4. Bei der Optimalen Spaltenbreite werden die Spalten auf den Inhalt der Spalten erweitert/verkleinert.
5. Bedingte Formatierung einstellen. Das heißt dass Sie nach bestimmten Werten Filtern und Sagen was mit denen Passiert Beispiel: Mustermann soll durchgestrichen sein

• Die Gruppierung fasst alle Datensätze mit dem gleichen Wert in einer Gruppe zusammen.

• Die Checkboxen mit Haken ☑ sagt aus, dass dieser Inhalt ausgeglichen/vorhanden ist. Leere Checkboxen ☐ sagen aus, dass der Inhalt NICHT ausgeglichen/vorhanden ist.
  Wenn Sie wie bei der 4. Weiter Angaben brauchen, drücken Sie mit Rechtsklick auf die leiste und wählen Sie aus dem Pop-Up gewünschte Anzeigen aus. Hier in unserem Beispiel sind wir in den Offenen Posten da wir hier die Zahlbeträge haben können wir die Anzeige Summe nutzen.

• Mit den 3 Pfeilen in der Menüleiste nach links „<“, nach oben „^“, nach rechts „>“ können sie vorherige Datensätze, Datenlisten, oder nachfolgende Datensätze anzeigen lassen.

• Unter „Aktionen“ können sie z.b.: aus einer Adresse heraus einen „neuen Ansprechpartner“ oder „neues Projekt“ oder direkt einen „neuen verkaufsbeleg“ oder „neuen einkaufsbeleg“ erstellen. Sie können auch Adressen mit dem Excel Import Importieren.

• Mit den Buttons „Drucken“ und „Seitenansicht“ können sie direkt Drucken, das heißt, dass Sie bei einem Beleg direkt den Beleg drucken, oder Sie gehen in die Seitenansicht, und können sich dort eine Vorschau anschauen und dann entscheiden, was mit dem Beleg passiert.

• Sie können nun entscheiden, ob Sie den Beleg drucken wollen oder in eine PDF exportieren wollen oder per Mail verschicken wollen.

1. Wenn Sie den Button „Drucken“ betätigen, öffnet sich ein Pop-Up in dem Sie den Drucker einstellen können.
2. Wenn Sie sofort Drucken wird, automatisch ein Ausdruck erzeugt oder als PDF gespeichert.
3. Unter „Belegdruck“ können sie auswählen zwischen Original, Kopie, Probe, Etikette
4. Exportieren nach PDF, exportiert den Beleg nach PDF, HTML, DOCX, PNG,
5. Unter „E-Mail“ können sie den Beleg per Outlook als E-Mail verschicken.

1. Unter „Info“ finden sie Punkte wie „Papierkorb 🗑️“. Das heißt, wenn sie was versehentlich löschen, ist das NICHT sofort weg. Es funktioniert wie der Papierkorb bei Windows.
2. „Alle Fenster schließen“ können Sie alle offenen Fenster schließen.
3. „Fernwartung“ ist für den BIZS-Support wichtig da wir so über den TeamViewer auf Ihren PC zugreifen können und Ihnen behilflich sein können.
4. Mit der „Login-Maske“ können Sie sich die Login-Maske anschauen, bearbeiten oder Informationen anzeigen lassen.
5. Datensatzinfo/Pflichtfelder“ sehen sie wann wer etwas geändert hat aber nicht wann.

• Nun befinden Sie sich wieder in der Zentral. Wenn sie Rechtsklick in den Tabellenblock drücken, erscheint ein Menü Fenster.

1. Maskeneinstellung speichern und Zurücksetzen. Immer beim Einfügen von einer Spalte oder entfernen einer Spalte speichern und gegeben falls Zurücksetzen.
2. Telefon Eintrag manuell anlegen.
3. Eine Aufgabe für diesen Telefoneintrag erstellen.
4. Eine Adresse aus diesem Telefoneintrag heraus erstellen.
5. Unter markierte Positionen entfernen können sie den Telefon Eintrag wieder löschen.
6. Sie können die Anrufliste drucken oder
7. Exportieren nach Excel

• Das Anlegen eines neuen Telefonauftrags müssen sie wie gewohnt mit "Speichern" bestätigen

•  Wenn sie auf „Suchen“ klicken, um damit die Tabelle zu aktualisieren, sehen Sie in der „Zentrale“ ihre Anrufe.

• Wenn sie Nun den Telefon Eintrag ändern möchten, klicken sie mit einem Doppelklick auf den Pfeil nach rechts „>“ vor der Uhrzeit oder bei der Uhrzeit auf den abgeknickten Pfeil „↱“. Mit dem Abgeknickten Pfeil kommen Sie immer dort hin, was in der Spalte steht. Also als Beispiel kann auch dort eine Projekt Nr. stehen und durch das Klicken auf den Pfeil rufen sie das Projekt auf.

• Auch das Anlegen einer neuen Aufgabe zu einem Telefonauftrag müssen sie wieder abspeichern

• Ihre Aufgaben finden sie in der Zentral unter „Aufgaben/Wiedervorlagen“ wieder.

• Mit dem Punkt „Wiedervorlage“ können Sie z.b.: eine Adresse unter dem Punkten Zentrale „Aufgaben/Wiedervorlage“ abspeichern. Unter den „Einstellungen“ können Sie bestimmte Filter anpassen wie z.b.: „eigene Widervorlagen (WV) anzeigen“. Wenn Sie die Einstellung behalten möchten, drücken sie auf „Einstellungen Speichern“ und Starten Sie BIZS neu.

• Wenn Sie zu VIELE Masken/Funktionen offen haben, können Sie mit den Pfeilen ganz rechts oben „<“ und „>“ durch Blättern. Sie können auch mit dem „˅“ sich alle offenen Masken Fenster anzeigen lassen.

• Wenn Sie nun zu viele Fenster geöffnet haben, können sie mit rechtsklick auf die gewählte Maske/Funktion klicken, und bestimmen, was mit der Maske passieren soll. Entweder die

1. Maske schließen“ oder
2. „Alle außer dieser schließen“ oder
3. „freistehend“ nutzen, heißt als separates Fenster.
4. Sie können auch die Registergruppen horizontal oder vertikal nutzen.