Dokman Archive einrichten
Standardarchiv
In der BIZS Standardkonfiguration verwendet BIZS ein „Standardarchiv“ für alle abgelegten Daten ohne weitere Zugriffsbeschränkungen für alle Benutzer.
Das Standardarchiv muss immer vorhanden sein.
Zusätzliche Dokman Archive
Aus folgenden Gründen kann es sinnvoll sein, weitere Archive anzulegen:
- Abweichender Speicherort für die gespeicherten Daten
- Zugriffberechtigung für vertrauliche Daten
- Aktive revisionssichere Archivierung
BIZS erstellt die notwendigen Archive bei der Aktivierung
der revisionssicheren Archivierung automatisch
Dokman Archiv erstellen / bearbeiten
Dokman Archive können in den Stammdaten angepasst werden:
| 1 – Archive | Name des Archives |
| 2 – Bezeichnung1+2 | Zusätzliche Bezeichnung des Archives. |
| 3 – Für Anwendergruppe | Wählen Sie die Anwendergruppe(n) aus, die auf gespeicherte Inhalte in diesem Archiv zugreifen dürfen. Nur Anwender, die Mitglied der gewählten Anwendergruppe(n) sind, sehen die erstellen Dokman und können auf die gespeicherten Daten zugreifen. |
| 4 – Hauptarchiv | In der Standardkonfiguration ist das Standardarchiv automatisch als Hauptarchiv aktiviert. Sollte kein vorhandenes Archiv als Hauptarchiv gekennzeichnet sein, muss bei jeder Neuanlage eines Dokman ein Archiv ausgewählt werden. |
| 5 – Ordner_Name UNC | Hier kann ein abweichender Pfad eingetragen werden, an dem die Inhalte des Dokman Archives gespeichert werden. Die Pfadangabe muss als UNC Pfad ‚\\Server1\…‘ eingetragen werden. |
| 6 – Archiv in Jahr und Monat unterteilen | Wenn die Option aktiv ist, werden gespeicherte Daten im Dokman Archiv in den entsprechenden Unterverzeichnissen für Jahr und Monat der Erstellung abgelegt. |
| 7 – Archiv-Name | Der Name für das revisionssichere Archiv wird automatisch vergeben |
| 8 – Volltextsuche – Aktivierung für BIZS_Service – Scheduler |
Die Volltextsuche berücksichtigt nur Dokman Archive, bei denen diese Option aktiv ist. Der BIZS Service durchsucht automatisch alle gespeicherten Daten und fügt die Inhalte der Dateien in die Volltextsuche hinzu bzw. erkennt die Inhalte anhand der OCR Texterkennung. |
Neuanlage Dokman Archiv
In der Neuanlage geben Sie den Archivnamen, die Art des Archives an und ob es sich um ein Hauptarchiv handelt.
(Es darf nur ein Hauptarchiv im System vorhanden sein. Ein Hauptarchiv wird automatisch ausgewählt in der Neuanlage eines Dokman)
Die Daten werden in die Dokman Archiv Maske übernommen.
