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7.2 Projektablage

Zunächst muss bestimmt werden, unter welchem Explorer-Pfad die Projetordner abgelegt werden sollen. Hier gibt es zudem die Möglichkeit, die Projekte nach Jahren zu ordnen. Das heißt, alle Projekte aus 2017 befinden sich im Ordner 2017, alle 2018er Projekte dem entsdprechend dann im 2018er Ordner.

Diesen Pfad legt man unter folgendem Register an:

Stammdaten/ Optionen/ Archiv/Dokman/Wissen/ Projektablage Pfad Ordner Struktur

 

 

 

 

Projektordnerstruktur bestimmen

Ist der Pfad zum Projektordner festgelegt, muss im nächsten Schritt festgelegt werden, welche Ordnerstruktur für jedes neu angelegte Projekt angelegt werden soll. Zudem ist es möglich, Dateien zu hinterlegen, welche ebenfalls für jedes Projekt von beginn an in der Ordnerstruktur liegen. Dies können z. B. Checklisten oder Vorlagen sein. Diese Struktur kann auf zwei Wegen erstellt und dann übernommen werden. Sind über beide Möglichkeiten Ordnerstrukturen angegeben, so wird die Struktur, welche per UNC-Pfad eingelesen wird, bevorzugt behandelt.

Strukturerstellung über den Windows-Explorer

Zum einen ist es möglich, diese im Windows-Explorer, also außerhalb von BIZS, aufzubauen. Hier können beliebig viele Ordner erstellt werden, wobei die Struktur in drei Ebenen angelegt werden kann. Der Pfad zu diese Muster-Ordnerstruktur wird ebenfalls auf obiger Abbildung zu sehen.

Stammdaten/ Optionen/ Archiv/Dokman/Wissen/ Quelle für Ordnerstruktur

 

Strukturerstellung über die Stammdaten

Die zweite Möglichkeit die Muster-Ordnerstruktur zu erstellen befindet sich in den Stammdaten:

Stammdaten/ Projekt – Dokman2 Vorbellegung

 

 

Über die Plus-Symbole können beliebig viele Ordner angelegt werden. Unterordner lassen sich bis auf die dritte Unterebene erstellen.

Statt Ordner können auch Dateien hinzugefügt werden. Unter der Spaltenüberschrift Datei kann ein Kästchen aktiviert werden, welches anzeigt, dass es sich um eine solche handelt. Diese Datei befindet sich dann standardmäßig in jeder neu angelegten Ordnerstruktur. In dem Fall wird unter der Spaltenüberschrift Unterordner nicht der Name für einen neuen Ordner eingegeben, sondern der UNC-Pfad zu der entsprechenden Datei. Wichtig ist, dass diese Originaldatei dauerhaft an diesem, im Pfad angegebenen Ort, abgelegt ist. Andernfalls findet BIZS diese Datei nicht und meldet dies per Fehlermeldung.

 

 

 

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit auf unsere Rubrik Tipps & Tricks zuzugreifen, um sich dort weiter zu informieren.

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